Beneficios de Contratar Gestión de Cobranzas para una Empresa o Negocio
03-05-2022
En la actualidad la gestión de cobranza es una de las tareas más importantes para cualquier persona o empresa para efectos de cuidar el patrimonio de cualquier negocio o industria, con el fin de que pueda continuar siendo próspera de cara al presente y futuro. Es de conocimiento público que esta gestión no es la más agradable de realizar en vista a que intervienen múltiples factores del cual se pueda activar la gestión de cobranza.
Autor:
José Ramírez
Antecedentes
Puede ser que algunos de los conocidos deudores o cartera de clientes morosos puedan estar atravesando un sin número de dificultades económicas que impidan cancelar los rubros adeudados y que esta sea la razón justificable en ciertos casos como para pensar en alternativas y/o convenios de pagos. Así también existen casos inexcusables como clientes malacostumbrados a no cancelar sus deudas, por mínima que sea; es decir, existen razones que se deben tomar en consideración a la hora de analizar el tipo de deudores que mantiene un negocio o industria y las posibles estrategias que sean necesarias aplicar para sanear la cartera de clientes y que este proceso de recuperación sea exitoso.
Establecer Procedimientos de Sistemas de Cobranzas
Es por esta razón que es indispensable establecer procedimientos definidos para desempeñar la gestión de cobranza a la interna de su negocio para que no se salga de control y termine afectando la economía de su negocio por la ineficacia de su implementación. Se sugiere que como parte de la administración interna del negocio se establezca un departamento financiero que entre sus actividades mantenga un equipo de colaboradores que se dediquen de manera permanente al seguimiento y control de la cartera de clientes, para esto se aconseja también que el equipo jurídico de su negocio mantenga una relación estrecha con el área financiera para que establezcan los mecanismos más apropiados para gestionar a los deudores y actuar de manera oportuna frente a las posibles alternativas legales que la ley asiste a los acreedores para intentar cobrar las obligaciones pendientes con sus deudores.
Como bien lo indicamos en líneas anteriores, la gestión de cobranza no es la tarea más agradable de realizar porque implican muchas situaciones de índole personal como profesional que puedan complicar la gestión, así como la oportunidad de negociar con los deudores. Es por ello que si en su negocio no mantienen un área específica que realice esta gestión, se sugiere contratar de forma permanente a profesionales que lleven a cabo esta actividad de control, como pueden ser abogados o agencias de cobranza.
La gestión que puedan desempeñar estos profesionales deberá ir enfocada en minimizar los riesgos para cada uno de los deudores, y por sobre todo cobrar las obligaciones dentro de los términos legales correspondientes. Hay que entender que las deudas por si no prescriben en el tiempo, pero las acciones legales que las personas puedan incoar si están sujetas a tiempos previamente establecidos en la ley, por lo que será muy importante asesorarse correctamente para efectos de establecer estrategias y mecanismos eficientes de cobro para cada uno de los clientes.
Es un error enorme tratar a todo el segmento de la cartera de la misma manera como si fuese la misma realidad de un deudor con otros, ya que existen particularidades que deben ser tomadas en cuenta antes de realizar cualquier gestión sea extrajudicial o judicial, por lo que el mecanismo apropiado podría derivar en la efectividad de la gestión o su fracaso.
Parte de la gestión que se deba realizar antes de tratar con cada uno de los deudores es una debida investigación de cada cliente para determinar cuáles podrían ser los mecanismos más eficientes para cada deudor. Por ejemplo, una forma de conocer a sus deudores es a través de su pasado judicial, esta información es pública y de libre acceso para consultas, lo que permitiría diagnosticar de manera preliminar la conducta de un deudor. En el caso de que un deudor posea juicios relacionados a cobros de deudas, dependiendo de la antigüedad de estos podrían determinar cuán eficiente podría ser el esfuerzo al intentar llegar a un acuerdo de pago y qué tan real podría ser el compromiso en el caso de suscitarse.
Otra manera de evitar dolores de cabeza a la hora de establecer mecanismos de cobro para la cartera de deudores es analizar la antigüedad de los documentos que respaldan las obligaciones civiles, estos pueden ser contratos, facturas, pagarés, letras de cambio, cheques, etc. Existen distintas particularidades para cada uno de estos documentos que deben ser analizados previamente antes de iniciar cualquier tipo de acción. Para ello será importante que el departamento legal de su negocio observe de manera minuciosa cada uno de los documentos que respalden cada una de las obligaciones con el objetivo de ser eficientes a la hora de cobrar e iniciar acciones legales. La omisión de este tipo de controles recaerá en que no se pueda cobrar judicialmente las obligaciones, así también implicará en desperdicio de valiosos recursos del negocio por emplear acciones infructuosas.
Errores más Comunes de un Sistema de Cobranzas
A continuación, nos permitiremos compartir algunos de los más comunes errores de un sistema de cobranzas, para que puedan reflexionar en lo delicado que puede ser esta gestión si no se lo maneja correctamente y dar un seguimiento constante, estos son:
1. No contar con políticas adecuadas de crédito y cobranza: Desde un primer momento el negocio debe proveer esta clase de información que esté debidamente regulado en la normativa interna, por lo tanto es muy importante contar con una política de crédito y cobranza. De tal manera que, los clientes sabrán cuáles son las fechas de pago, así también cuándo se considera un saldo vencido, el proceso de seguimiento, así como advertir las consecuencias en caso de considerar en mora alguna obligación.
Además, en este tipo de políticas internas sería importante también explicar al cliente los mecanismos alternativos de solución de controversias que pueden ser de algunas formas para que surtan efectos jurídicos. Así también, poner en conocimiento al cliente que por concepto de mora podría incluirse adicionalmente los gastos por la gestión de cobranza e intereses moratorios en caso de asignar la gestión de recuperación a cargo de un externo. Dichas disposiciones deben constar debidamente detallada y explicadas con antelación para informar a los clientes y que queden plenamente notificados.
2. No realizar seguimiento constante: Esta es una de las principales razones por las cuales las carteras de clientes se salen de control, es por esta razón que es indispensable que el personal administrativo financiero de su negocio deba llevar un registro adecuado de cada una de las cuentas hasta el día que se pongan al corriente. Para ello es vital disponer de la mayor cantidad de información intercambiada con los deudores, como por ejemplo autorizaciones por escrito, cartas, mensajes de texto, facturas, contratos, correos electrónicos, etc.; es decir, mientas más información se mantenga a la mano mucho mejor.
3. No actualizar sus bases de datos: Este es uno de los peores errores que se puede tener. En muchas ocasiones existen documentos como facturas que no se pueden cobrar porque al momento de intentar contactar al deudor se ha intentado contactar a un teléfono o dirección de domicilio o electrónica que esté equivocada o desactualizada, o peor aún, que haya sido dirigida a una tercera persona que nada tiene que ver en el asunto. Los errores generados por estas inobservancias deben ser corregidos inmediatamente manteniendo un proceso constante de actualización de datos personales y de información de sus clientes.
4. No enviar sus documentos de inmediato: Los documentos que respaldan las obligaciones deben ser enviados de inmediato en el momento en que su negocio tenga el comprobante de que el flete, el servicio o producto se hayan llevado a cabo o entregados. El no detenerse a analizar en los detalles para cada uno de los negocios que diariamente se realizan puede ocasionar graves problemas para el sustento de su actividad económica.
Pongamos un ejemplo, no expedir oportunamente la factura de inmediato generará un retraso en los pagos y provoca de manera intencional que los clientes se queden con la percepción de que aún tiene más días para procesar el pago correspondiente. Siendo que, los clientes darán más importancia a aquellas facturas que si hayan llegado con anterioridad.
5. Fallar en resolver disputas en etapas tempranas: Este es otro comportamiento normal dentro del mundo de los negocios, debido a que existen los derechos del consumidor que a la final son justificados en el caso de que el cliente no se sienta satisfecho con la entrega del producto y/o servicio de manera justificada. Siendo que por esta precisa razón luego existan las quejas o inconformidad sea que esta devenga por algún defecto o demora en la entrega, daño a la mercancía o disputa de algún cargo.
Para resolver este tipo de situaciones es de suma importancia que los representantes de ventas del negocio atiendan la inconformidad o queja del cliente oportunamente, y que se defina por escrito la resolución dentro de un lapso considerable y justo de tiempo que permita satisfacer las necesidades del cliente. Muchas personas no entienden cuán importante es contar dentro de su negocio con un eficiente servicio de atención al cliente, sin duda alguna esta es una de las principales razones por las cuales ciertos negocios no reflejan confianza frente al ojo de los consumidores.
Como resultado de la omisión de este tipo de acciones provocarán que el cliente se sienta ignorado o menospreciado y será muy probable que la comunicación se deteriore de aquí en adelante, evitando cualquier tipo de posibilidad de conciliar y llegar a una solución que satisfaga a ambas partes, provocando que las facturas se mantengan impagas e ignorará cualquier tipo de comunicación relacionado con ésta.
Si prestamos atención a todas estas razones se podría entender que algunos clientes no quieran pagar sus obligaciones, ya que en su criterio culpa al negocio por no resolver la situación, siento este un motivo más para no pagar la deuda sin importar la legalidad.
6. Aceptar las evasivas: Actualmente vivimos en un mundo donde la tecnología ocupa un espacio importante dentro de nuestras relaciones sociales, y es por esta razón que es muy común hoy en día que la gente esté permanentemente alerta cuando recibe alguna llamada, mensaje de texto o correo electrónico, por razones personales e incluso por su propia seguridad. A nadie le gusta recibir una llamada de gente extraña, es más puede resultar en un momento incómodo si no se lo maneja de la manera correcta.
Con esto no quiero decir que se debe dejar de hacer ese tipo de contactos con los deudores a través de los medios tecnológicos a disposición, sino al contrario, que cuando se realicen este tipo de acercamientos con los deudores se lo haga de la manera más respetuosa y correcta, con el propósito de generar un espacio de comunicación en el que ambas partes puedan intercambiar ideas para intentar lograr acuerdos.
Obviamente, no siempre el cliente tendrá la predisposición para escuchar nuestras pretensiones para cobrar las obligaciones pendientes, es por esto que decimos que cada deudor es un mundo diferente, y por distintas razones que puedan ser, la negociación podría resultar favorable o desfavorable si no tenemos la mayor cantidad de información disponible en nuestras manos previo a contactar a los deudores. Así también, se debe aprender a escuchar los argumentos que expresa el deudor para efectos de encaminar soluciones para cada caso puntual.
Ahora bien, hay casos y casos, en algunos simplemente se recibirán todas las negativas posibles de parte de algún deudor y ante ello no habría posibilidad alguna de negociar en buenos términos. En estos casos se debe derivar de inmediato a su abogado o agencia de cobranza de confianza para analizar las acciones judiciales que correspondan.
7. Ser coherente con el cliente: Otro de los más comunes errores que se cometen en el mundo de los negocios es el hecho no realizar lo que se comentó o aseguró al cliente que debería hacer en su momento, de tal manera que existe mucha diferencia entre lo que se dice y lo que a la final se hace.
Esta conducta equivocada provoca millonarias pérdidas en la industria, ya que el mero hecho de que algún personal de la empresa haya indicado al cliente que por ejemplo se le enviaría alguna información o documentación ese mismo día y que en la realidad se lo enviara días después, representa una de las principales razones por las que los negocios pierden prestigio y confianza con sus consumidores.
Así también en cuanto a la gestión de cobranza en un negocio, si se le informa oportunamente al cliente que su cuenta está vencida por tantos días o semanas y que si no procede a cancelar de inmediato en un plazo determinado de tiempo será asignado al área de cobranza y quedará suspendido, debe comunicarlo de inmediato y no descuidar su cartera de clientes, demostrando de esta manera la firmeza necesaria que se tiene que tomar dentro del negocio para que exista consistencia con las acciones.
Finalmente, con todas estas sugerencias comentadas en este artículo lo que se desea es institucionalizar cada una de los departamentos o áreas en su negocio para que pueda funcionar correctamente y no descuiden lo más importante que son sus activos y patrimonio, ya que los negocios subsisten por las decisiones que tomen y ejecuten sus administradores y dueños.
Se recomienda analizar las prácticas actuales del departamento financiero y legal de su negocio para identificar las posibles mejoras que se necesite implementar. Estamos completamente convencidos que, si de aquí en adelante aplican todos nuestros consejos y corrigen oportunamente las conductas inadecuadas, podrán minimizar en gran medida los riesgos de otorgar créditos así como brindar servicios y/o productos a sus clientes, resultando de esto que mejore el porcentaje de recuperación en la cobranza.
Si tienes alguna inquietud sobre cómo implementar de manera eficiente una gestión de recuperación de cartera de cobranza extrajudicial y judicial, no dudes en contactarnos.
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