12/01/2023
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Es de público conocimiento que los países latinoamericanos y del mundo entero están pasando por una crisis socioeconómica generalizada,
A esta crisis global se le debe sumar los efectos a partir de la llegada del COVID-19 que ocasionó crisis social y económica en todos los países del mundo debido a la pandemia, con énfasis en nuestro continente americano, que de forma prioritaria obligó a los gobiernos del mundo a tomar decisiones frente a escenarios inciertos y alarmantes, ajustando sus normativas internas y con ello, provocando inseguridad para la aplicación de las mismas.
Ante esta situación, la figura del Compliance y puntualmente el Compliance Officer, en cuanto al cumplimiento normativo, será estratégica para que las empresas eviten sanciones legales y pecuniarias que puedan afectar sus patrimonios.
Frente a estos escenarios desafiantes, las empresas deben tomar decisiones importantes para la continuidad de sus actividades y negocios. Los ejecutivos y directivos tendrán que ejecutar estrategias de prevención, detección y remediación de riesgos que vayan acorde al cumplimiento normativo de sus empresas. Para estas gestiones, será importante el desempeño del Compliance Officer dentro de la organización.
El profesional que desempeña la función de Compliance Officer dentro de la empresa, se encarga de ser el garante del cumplimiento normativo interno y externo para la misma.
Tal es la importancia de este profesional, que se encargará de evitar posibles incumplimientos normativos, financieros y contables. Es decir, de lo que en sus inicios se entendía como un rol netamente consultivo, ahora, el Compliance Officer ocupa un lugar importante en la toma de decisiones de la organización.
Entre las funciones que lleva a cabo, está la de controlar todas las actividades de la empresa y anticiparse al cometimiento cualquier tipo de infracción o delito, pues debe informar a la mesa directiva y demás colaboradores sobre la normativa que debe aplicarse oportunamente, así como los requisitos indispensables que deben acatarse irrestrictamente. Dicha gestión, hoy en día se conoce como Legal Tech.
Otras de sus funciones es la de capacitar al personal de la empresa, para que cumplan con las disposiciones legales vigentes.
Ahora bien, en virtud de las funciones tan delicadas que cumple el Compliance Officer, resulta en algunos casos normal el repudio o cierto rechazo de parte de ciertos directivos contar con un servidor que provoque el punto de discordia, entre lo que hay y no hay que hacer en una empresa.
Las decisiones que pueda tomar un Compliance Officer puede generar contradicción en el seno de la empresa, por lo que es importante que se le brinde cierta autoridad y recursos para ejecutar su labor eficientemente.
El cargo de Compliance Officer con el tiempo ha ganado su importancia, como es el caso de las empresas españolas, donde cada vez es más relevante e indispensable la función que desempeñan a favor de las mismas en España.
Conforme con la información proporcionada por la Asociación Española de Compliance, se estima que el 75 % de las empresas que cuentan con más de 200 empleados, ya tienen implementado un sistema de Compliance, o en su defecto tienen planificado contratar alguno en el futuro.
Es importante entender también los valores que debe tener el Compliance Officer, entre los cuales se destacan: la integridad, compromiso, liderazgo, comunicación efectiva, poder de convencimiento para que acepten sus recomendaciones y un profundo conocimiento de la empresa donde brinda sus servicios.
Tal es la importancia que tienen este tipo de profesionales, que su labor es vital para que las empresas no incurran en responsabilidades civiles, penales y/o administrativas, convirtiéndose de esta forma en una pieza fundamental para encarar los retos del futuro de la organización, para justamente mantener y preservar la reputación de la misma y evitar los posibles riesgos de índole económica, jurídica y social.
La función del Compliance Officer va mucho más allá de lo que ya hemos comentado anteriormente, debido a que se trata de una función que para llevarla a cabo eficientemente, emana una serie de responsabilidades enfocadas en el seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación a los distintos órganos internos de gobierno de la organización.
Entre las funciones más importantes del Compliance Officer, tenemos:
El Compliance Officer es un empleado más de la empresa. En su día a día ayuda a la empresa a revisar, mantener y/o crear las políticas y procedimientos que permitirán que la empresa cumpla el marco regulatorio.
Deberá también encargarse de revisar e implementar los estándares para las comunicaciones externas para solicitar descargos de responsabilidad, a través de medios electrónicos como correos o mensajes electrónicos y/o físicos, para que sean seguros y por supuesto accesibles.
Entre otra de las tareas a cargo de los Compliance Officer, es la de diseñar, revisar y/o actualizar las políticas internas de la empresa, con el objetivo de mitigar los posibles riesgos normativos a los que esté enfrentándose la empresa; así también, liderar los procedimientos de auditoría interna en la empresa.
Pero para llevar a cabo todas estas actividades, no sirve de nada tener el conocimiento teórico sin el práctico, por lo que además, deberá tener un conocimiento profundo de la empresa, para que pueda identificar eficientemente el origen de los posibles incumplimientos.
Agregando a todo lo anterior, el Compliance Officer deberá ser dotado de las medidas disciplinarias adecuadas para sancionar oportunamente a los infractores.
Más allá de la sensible tarea y responsabilidad a cargo del Compliance Officer dentro de la empresa, está la de transformar la forma de pensamiento y desempeño de los empleados, que en lugar de que sea una carga se convierta en un beneficio para la empresa a través de una cultura de cumplimiento.
Y es que escribirlo es mucho más sencillo que implementarlo, la realidad es esa. En algunos países de nuestra región latinoamericana las empresas se manejan mucho por personas consideradas todólogas, y por ende, el manejo de sus representadas son el reflejo del conocimiento y desconocimiento de gerenciar una organización.
La cultura de cumplimiento debe ser considerada una parte integral de la ética de las empresas , pero para que sea implementada, dependerá de la labor que lleve a cabo el Compliance Officer, para que los elementos de cumplimiento sean evidentes y se plasmen en cada ámbito de la empresa.
De una implementación eficiente de esta cultura de cumplimiento, se obtendrán resultados más que beneficiosos para las empresas, pues se reflejará en la confianza, garantía, eficiencia y coherencia frente a las personas interesadas.
Para ser un Compliance Officer se deberá tener y acreditar un basto conocimiento de la normativa estatal que rigen a las empresas, así como monitorear contablemente la información y documentación financiera.
Algunas de las cualidades que deben tener estos profesionales es que deben tener habilidades analíticas, de gestión de proyectos y de organización.
Los años de experiencia y la especialización serán fundamentales a la hora de contratar a un Compliance Officer, por lo que ciertas empresas requerirán que acrediten años de experiencia y que sean especializados en ramas como: contabilidad, Derecho, negocios, finanzas o algún otro campo relacionado.
Además de estos factores importantes, el Compliance Officer deberán tener ciertas habilidades de liderazgo, comunicación y oratoria, que permitan mejor comprensión organizacional sobre los aspectos regulatorios.
Las empresas pueden optar por contratar a algún empleado de la compañía para que cumpla con esta función que pueda tener mayor conocimiento de la realidad de la empresa, debilidades, deficiencias o pormenores generales, así como también a un Compliance Officer externo.
Generalmente las empresas han otorgado la función del Compliance Officer a un Director de alto rango en la organización, confiréndole la responsabilidad de los programas de ética y cumplimiento.
Es de conocimiento público que tanto el Compliance Officer como el órgano de administración cumplen con los roles de cumplimiento de la normativa vigente, pero sus facultades distan de ser similares.
Mientras que el administrador cumple la función de alcanzar los objetivos comerciales, por medio de la definición e implementación de estándares apropiados para la empresa; el Compliance Officer tiene la función de diseñar, implementar y supervisar los procesos organizacionales que permitirán cumplir esos estándares, por medio de la capacitación de los empleados y directivos, recursos humanos y supervisión de controles internos e investigaciones, para así prevenir las conductas antiéticas.
Las empresas además, deberán adoptar medidas preventivas para reducir los eventuales riesgos sobre posibles incumplimientos o fallos ocasionados por la pérdidas de datos.
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